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Si estás pensando en Organizar un SkeptiCamp, piensa que te puedes beneficiar de las experiencias de pasados eventos.

Tu primera reunión de organización es crítica para conseguir que la gente se anime a participar y esté motivada para ayudar. Para lograr la implicación de alguien, una buena estrategia consiste en dejarle participar en las decisiones -- en definitiva en colaborar.

Intenta disponer de al menos dos horas para cumplir con el siguiente programa, pero ¡sáltatelo si es necesario!

Es una gran idea disponer de conexión a Internet en el lugar donde quieras celebrar el evento, de forma que puedas detectar y resolver cualquier coincidencia en fechas con otros eventos.

Introducción Editar

Explica cómo funcionan los eventos abiertos y cómo se distribuye el esfuerzo en la organización entre varias personas.

Recuerda a todo el mundo que si organizar estos eventos les implica demasiado trabajo, es que no lo están haciendo bien.

Promociona la reunión todo lo posible para conseguir un grupo diverso que ayude con la organización del evento.

¿Qué? Editar

Describe qué es SkeptiCamp y en qué se diferencia de los eventos tradicionales, por ejemplo cómo los asistentes 'pagan' con su participación y cómo el contenido surge de la propia comunidad.

¿Por qué? Editar

Explica por qué quieres organizar un SkeptiCamp. Describe lo que esperas que aporte para el grupo.

Comenta los objetivos de un SkeptiCamp -- derribar barreras para compartir el conocimiento entre comunidades de escépticos -- y por qué consideras que son importantes para vuestro grupo.

Habla acerca de lo abierto que es el modelo SkeptiCamp. No tiene por qué ser del gusto de todos, algunos pueden preferir un evento de estilo tradicional con un contenido más programado.

¿Quién? Editar

En esta fase de la reunión se establece quién hará qué -- los roles que deben ser cubiertos por voluntarios.

Pensad que algunos roles encajarán mejor en algunas personas que en otras, pero intenta evitar el encasillamiento de la gente en eventos sucesivos. Rota las responsabilidades e incorpora siempre caras nuevas. Los primeros tres eventos en Colorado tuvieron Líderes de Organización diferentes, por ejemplo.

Algunos huecos se rellenarán con un simple "Me gustaría hacer eso" durante la reunión de KickOff por alguien que sabe exactamente en qué consiste. Sin embargo, aprovecha para gestionar bien las expectativas de todo el mundo explicando claramente las responsabilidades limitando al mínimo futuras sorpresas. Procura conseguir que los demás se queden con la idea de desempeñar ese rol en eventos sucesivos.

Algunos roles obligan a cierto debate antes de ser asignados. Si hay varias personas que pretenden un rol, tendréis que negociar... o echarlo a suertes.

Haz hincapié en que el rol de cada uno debe enfocarse y adaptarse a la ajetreada vida de cada uno.

Si algunos han ocupado un rol concreto en eventos anteriores, ¡anímalos a probar esta vez algo diferente!

Líder de la Organización Editar

Artículo Principal: Líder de la Organización

Esta persona juega el papel de coordinador principal y no debería realizar ninguna otra tarea además de mantener al resto de organizadores y voluntarios colaborando y avanzando en línea con el plan trazado. Se precisan las habilidades de saber comunicar, delegar y motivar.

Zar de los Ponentes Editar

Artículo Principal: Zar de los Ponentes

Estos voluntarios (es mejor que sea más de uno) no solamente buscarán ponentes en vuestra comunidad local, si hace falta deberán intentar conseguir alguien de fuera.

Zar de Patrocinio Editar

Artículo Principal: Patrocinio

Si hacen falta patrocinadores, para pagar el local por ejemplo, habría que disponer de alguien que no sea el Líder que coordine la búsqueda de patrocinadores.

Zar de Comunicación Editar

Artículo Principal: Zar de Comunicación

A pesar de que todos los participantes deberían hablar sobre el evento, alguien debería liderar y coordinar el esfuerzo de promoción habilitando para ello una Página de Evento en esta wiki (e incluso una web aparte) y manteniendo toda la información actualizada.

Zar de la Comida Editar

Artículo Principal: Zar de la Comida

Para eventos en los que se requiera, una persona se debe encargar de conseguir todo lo necesario.

Zar de las Camisetas Editar

Artículo Principal: Zar de las Camisetas

Las camisetas son opcionales, pero proporcionan al evento una identidad que puede servir de promoción en otros eventos mayores. Servirán también de soporte publicitario para los patrocinadores (si tienes la opción de imprimir sus logotipos en la propia camiseta). el Zar de las Camisetas se encargará de todo lo relacionado con las mismas, incluyendo su financiación -- ver Patrocinio.

Zar de Agenda Editar

Artículo Principal: Programar el evento

Las responsabilidades de este rol dependen de cómo quieres gestionar la programación del evento y los descansos durante el día del evento.

Esta persona debe ponerse de acuerdo con el Líder de la Organización para determinar cuántos bloques de tiempo hay que rellenar.

En la página del evento debería haber una sección para que los participantes puedan anunciar el tema de su charla y la duración aproximada.

Maestro de Ceremonias Editar

Artículo Principal: Maestro de Ceremonias

Durante el propio evento, es la persona (o personas) que conducen el evento y sirven de moderadores controlando además la duración de las charlas.

¿Cuándo? Editar

La fecha del evento puede depender mucho de su localización.

A la hora de elegir una fecha, comprobad con un calendario que no se solapa con algún evento que implique problemas de tráfico, aparcamiento, vacaciones, etc. Considera además evitar las fechas de exámenes así como cualquier evento a gran escala de divulgación para no tener que obligar a los asistentes a elegir entre varios eventos.

Pensad cada cuánto se deben celebrar reuniones de organización previas. ¿Mejor en persona o por Skype / Google Hangout?

¿Dónde? Editar

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Escoge un lugar que permita una disposición lo más interactiva posible

Para elegir un buen lugar, tenéis que ser conscientes de su conveniencia, su accesibilidad, lugares próximos de aparcamiento, el tráfico local, la seguridad, los medios técnicos (situación de los enchufes y las lices), la acústica, así como el costo de la sede.

Para salas muy grandes es posible que sea necesario un sistema de audio.

Colaborar con un grupo universitario te puede proporcionar salas gratuitas.

Es necesario planificar una visita previa al lugar elegido para verificar la capacidad, los asientos disponibles, el aparcamiento, etc.

Ten siempre en cuenta que cambiar la localización del evento suele ser mucho menos molesto que cambiar la fecha del mismo.

¿Cómo?

Los roles que deben ser asignados se llevará buena parte de la planificación previa del KickOff, pero en cualquier caso hay decisiones que deben tomarse durante el propio KickOff. Por ejemplo, los siguientes puntos deberían poder debatirse abiertamente:

El tamaño del evento Editar

Tenéis que estimar el número de asistentes que puedan acudir. Los primeros eventos en los que la gente no está familiarizada con un SkeptiCamp tendrán asistencias más modestas, sólo con un gran esfuerzo promocional deberías esperar reunir más de 50 personas

También podéis limitar el número de participantes y que las plazas se cubran con los primeros que reserven. Pensad si merece la pena utilizar servicios como Eventbrite, Meetup, Amiando, etc. o simplemente utilizando la propia Página del evento en la Wiki.

Planificación de las actividades Editar

Debatid cómo se van a planificar todas las actividades.

Una práctica común en los BarCamps es emplear planificaciones abiertas ad hoc. La misma mañana del evento, el Maestro de Ceremonias dará una introducción de qué es un SkeptiCamp y cómo funciona. Cada ponente puede describir muy brevemente su charla y tras esto todos los ponentes se acercarán a un tablón con el horario vacío y se asignarán ellos mismos los huecos (y las salas, si hubiera varias). Es entonces cuando comienzan las actividades.

Cualquier otra opción para planificar el evento puede ser válida. ¡Pero cuidado! tomar algunas elecciones sin contar con la gente puede ser impopular y acabar resultando una tarea desagradecida.

Extras Editar

Los extras son esas cosas que no son estrictamente necesarias para el éxito del evento con éxito, pero que será genial tener si algún organizador se puede encargar de ellas y los patrocinios pueden cubrir su coste.

También puedes cobrar una pequeña cuota de inscripción (no más de 10-15 euros) para cubrir estos costes, pero a ser posible hay que intentar que a través de patrocinios los eventos sean gratuitos.

Comida Editar

Dar de comer a la gente siempre es bien recibido y agradecido.

Camiseta Editar

Las camisetas no son fundamentales para que el evento tenga éxito, pero tienen varios beneficios:

  • proporciona a los patrocinadores la notoriedad y reconocimiento que merecen
  • sirven como recuerdo del evento y ayudan a promover otros eventos futuros
  • para aquellos que luego asisten a eventos mayores, llevar allí la camiseta ayuda a representar los esfuerzos de su región

Para proporcionar camisetas tendréis que seguir estos pasos:

  • encontrar un patrocinador que cubra el coste
  • buscar posibles diseños
  • revisar las opciones y escoger un diseño
  • imprime el diseño en camisetas
  • distribuye las camisetas durante el evento

En los SkeptiCamp que han repartido camisetas casi siempre han sido gratuitas, pero en algún caso se han cubierto con una pequeña cuota de inscripción.

Ver también Editar

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